Razón Social: BUFETE DE ABOGADOS DERECHO Y JUSTICIA S.A.S.
Actividad Económica: Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o
arrendados, administración de activos y servicios jurídicos conexos.
Código del Documento: DJ-SAGRILAFT-M-01
Versión: 1.0
Vigencia: Año 2026
Estado: Documento de Uso Reservado y Controlado — Página 1
El presente documento constituye propiedad exclusiva de BUFETE DE ABOGADOS DERECHO Y
JUSTICIA S.A.S. Queda prohibida su reproducción parcial o total, así como su
distribución a terceros ajenos a la organización sin la autorización expresa, previa y por
escrito de la administración o del Oficial de Cumplimiento.
| Rol | Responsable / Cargo | Firma / Autorización |
|---|---|---|
| Elaborado por: | Oficial de Cumplimiento / Consultor Externo Especialista | Soporte digital en Acta de designación |
| Revisado por: | Representante Legal Principal | Aprobado para presentación |
| Aprobado por: | Asamblea General de Accionistas / Junta Directiva | Asentado en Acta correspondiente |
El fenómeno global del Lavado de Activos (LA), la Financiación del Terrorismo (FT) y la
Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) representa una de
las mayores amenazas para la estabilidad económica, la integridad del sistema financiero y
la seguridad del sector real. El sector inmobiliario, por su propia naturaleza
(transacciones de alto valor, movilización de capitales, multiplicidad de actores e
intermediarios, y la capacidad de los bienes raíces de conservar y valorizar el capital en
el tiempo), ha sido identificado históricamente por organismos internacionales como el Grupo
de Acción Financiera Internacional (GAFI) como un sector de alta vulnerabilidad frente a
organizaciones criminales que buscan dar apariencia de legalidad a recursos de origen
ilícito.
Conscientes de esta realidad, y en estricto cumplimiento de lo dispuesto por la
Superintendencia de Sociedades en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, BUFETE DE
ABOGADOS DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. (en adelante, "la Sociedad") ha diseñado,
estructurado e implementado su propio Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral
de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT).
Este sistema no se concibe como un simple catálogo de exigencias formales o un check-list
para evitar sanciones administrativas. Por el contrario, se constituye como una herramienta
fundamental de gobernanza corporativa, fundamentada en un enfoque basado en riesgos. Esto
significa que la Sociedad evalúa constantemente sus operaciones, sus clientes, sus
contrapartes, sus canales de distribución y las zonas geográficas donde opera para calibrar
el nivel de riesgo real y aplicar medidas de debida diligencia proporcionales. Este manual
es la hoja de ruta obligatoria para todos los empleados, directivos y aliados estratégicos
de la organización.
MANUAL DE CUMPLIMIENTO SAGRILAFT - DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. — Documento controlado —
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Establecer las directrices políticas, operativas, conceptuales y metodológicas aplicables en BUFETE DE ABOGADOS DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. para prevenir, detectar, controlar, monitorear y mitigar el riesgo de que la Sociedad sea utilizada, directa o indirectamente, como instrumento para la canalización, ocultamiento, manejo o aprovechamiento de recursos de procedencia ilícita, o para la financiación de actividades terroristas o de proliferación de armas de destrucción masiva.
• Blindaje Jurídico y Reputacional: Minimizar la probabilidad de que la Sociedad, sus
administradores o sus colaboradores se vean involucrados en investigaciones de carácter
penal, civil, administrativo o de extinción de dominio relacionadas con delitos de
LA/FT/FPADM.
• Conocimiento de Contrapartes: Garantizar que se lleven a cabo procesos rigurosos de
identificación, verificación y actualización de datos de todos los clientes, propietarios,
arrendatarios, proveedores, colaboradores, accionistas y beneficiarios finales antes y
durante la relación contractual.
• Monitoreo y Detección Temprana: Establecer canales analíticos y tecnológicos para
identificar señales de alerta y operaciones inusuales de forma oportuna, garantizando un
análisis técnico capaz de descartar sospechas o de estructurar los Reportes de Operaciones
Sospechosas (ROS) ante la UIAF.
• Asignación de Responsabilidades: Definir con precisión las facultades, deberes y
límites del Máximo Órgano Social, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y las
áreas operativas en la ejecución de los controles diarios.
• Garantía de Trazabilidad: Implementar protocolos estrictos de archivo, custodia y
seguridad física y digital de los soportes que respaldan las decisiones del SAGRILAFT,
garantizando su disponibilidad inmediata ante requerimientos de las autoridades competentes.
El presente Manual de Cumplimiento SAGRILAFT es de carácter **obligatorio, vinculante e
inapelable** para la totalidad de la estructura organizativa de BUFETE DE ABOGADOS
DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. Su cumplimiento cobija, sin excepción alguna, a:
1. Los miembros del Máximo Órgano Social (Accionistas y Junta Directiva, si la hubiere).
2. El Representante Legal Principal, sus suplentes y demás administradores de la
Sociedad.
3. El Oficial de Cumplimiento principal y su respectivo suplente.
4. Todos los trabajadores directos de la empresa, bajo cualquier modalidad contractual
(término fijo, indefinido, de confianza, etc.).
5. Los colaboradores externos, asesores, consultores, intermediarios, corredores de
propiedades, comisionistas, contratistas y proveedores de servicios que actúen a nombre o en
representación de la Sociedad, o cuyas actividades impacten directamente los procesos de
negocio inmobiliario.
El alcance operativo del manual cubre todas las transacciones comerciales, contratos de
mandato, promesas de compraventa, escrituraciones, contratos de arrendamiento,
estructuración de proyectos inmobiliarios, fideicomisos, administración de activos y
servicios jurídicos conexos que se celebren en el territorio nacional o que involucren
transferencias, cuentas o contrapartes ubicadas en el exterior.
MANUAL DE CUMPLIMIENTO SAGRILAFT - DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. — Documento controlado —
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Aprobación: Este Manual ha sido presentado por el Oficial de Cumplimiento y el
Representante Legal, y debidamente aprobado por el Máximo Órgano Social de la Sociedad,
según consta en el acta de asamblea societaria.
Vigencia: El presente Manual entra en vigor de forma inmediata a partir de la fecha
de su aprobación formal anotada en el control de cambios de este documento y tendrá una
vigencia indefinida, permaneciendo activo mientras no sea emitido un documento que lo
reemplace de manera expresa.
Actualización obligatoria: El manual y la matriz de riesgos asociada deberán
actualizarse o revisarse en un periodo no mayor a dos (2) años. No obstante, se procederá a
una actualización inmediata ante cualquiera de las siguientes circunstancias
extraordinarias:
• Modificaciones sustanciales en el marco normativo nacional (cambios en el Capítulo X de la
Superintendencia de Sociedades, leyes de la República o resoluciones de la UIAF).
• Lanzamiento de nuevos productos o servicios inmobiliarios o jurídicos por parte de la
Sociedad.
• Apertura de operaciones en nuevas zonas geográficas (jurisdicciones nacionales o
internacionales previamente no exploradas).
• Variación significativa en los canales de venta o de atención al cliente (como la
digitalización masiva o no presencial de firmas de contratos).
• Identificación de fallas estructurales en el sistema de control tras una auditoría o tras
la ocurrencia de un evento de riesgo materializado.
Para efectos de una correcta interpretación y aplicación de las disposiciones contenidas en
este manual, se adoptan las siguientes definiciones técnicas y legales:
Activo: Recurso económico presente controlado por una persona o entidad como
resultado
de sucesos pasados.
Administradores: Personas que, conforme a la ley y los estatutos, ejercen funciones
de
administración, representación, dirección o liquidación.
Área geográfica o jurisdicción: Lugar en el cual se ubica una contraparte, inmueble,
fuente o destino de recursos, operación o actividad relevante.
Beneficiario final: Persona natural que finalmente posee o controla, directa o
indirectamente, una contraparte o en cuyo nombre se realiza una transacción, conforme a los
criterios legales vigentes.
Cliente: Persona natural o jurídica que pretende establecer o mantiene una relación
comercial, contractual o de negocios con la Sociedad.
Contraparte: Persona natural o jurídica con la cual la Sociedad tiene o pretende
tener
vínculos legales, comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otro orden.
Control: Política, procedimiento, actividad o medida destinada a prevenir, detectar,
reducir o gestionar un riesgo.
Debida diligencia: Proceso de conocimiento de la contraparte, su identidad,
actividad,
estructura de propiedad, beneficiario final, origen de recursos, operaciones y perfil de
riesgo.
Debida diligencia intensificada: Medidas adicionales y de mayor profundidad aplicadas
a contrapartes, operaciones o situaciones de mayor riesgo.
Evento de riesgo: Situación o acontecimiento que puede facilitar o materializar un
riesgo LA/FT/FPADM.
Factores de riesgo: Fuentes o elementos generadores de riesgo, incluyendo
contrapartes,
productos o servicios, canales y jurisdicciones.
Financiación del terrorismo (FT): Conducta relacionada con la provisión, recolección,
administración o utilización de recursos para actividades terroristas, en los términos de
la ley penal.
FPADM: Financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
LA/FT/FPADM: Lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la
proliferación de armas de destrucción masiva.
Listas vinculantes: Listas de personas y entidades frente a las cuales existen
obligaciones jurídicas de consulta o actuación para Colombia.
Listas restrictivas: Fuentes nacionales o internacionales utilizadas como mecanismo
de
prevención y conocimiento, según la política de la Sociedad.
Monitoreo: Seguimiento continuo o periódico al perfil de riesgo, las operaciones, los
controles y el funcionamiento del sistema.
Operación intentada: Operación que no se perfecciona porque la contraparte desiste o
porque los controles impiden su ejecución.
Operación inusual: Operación cuya cuantía, frecuencia, características o condiciones
no
guardan relación con el perfil conocido o los parámetros normales de la actividad.
Operación sospechosa: Operación inusual que, después del análisis correspondiente, no
puede ser razonablemente justificada.
PEP: Persona expuesta políticamente, de acuerdo con la regulación colombiana
aplicable.
Riesgo inherente: Nivel de riesgo antes de considerar la eficacia de los
controles.
Riesgo residual: Nivel de riesgo resultante después de aplicar los controles.
ROS: Reporte de Operación Sospechosa presentado a la UIAF.
SAGRILAFT: Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de
LA/FT/FPADM.
SIREL: Sistema de Reporte en Línea administrado por la UIAF.
UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero.
6.1. Normatividad legal y regulatoria
• Constitución Política de Colombia, en lo pertinente.
• Ley 526 de 1999 y sus modificaciones, sobre la UIAF.
• Ley 1121 de 2006, en materia de prevención, detección e investigación de la financiación
del terrorismo.
• Código Penal colombiano, particularmente los tipos penales relacionados con lavado de
activos y financiación del terrorismo.
• Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y sus
modificaciones, adiciones o sustituciones.
• Decreto 830 de 2021 y las normas que regulen o actualicen el régimen de Personas Expuestas
Políticamente.
• Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias sobre protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008 y normas aplicables al hábeas data financiero, crediticio, comercial y de
servicios.
• Normativa de beneficiarios finales, Registro Único de Beneficiarios Finales -RUB- y demás
disposiciones tributarias aplicables.
• Normas y resoluciones de la UIAF aplicables a la actividad y condición jurídica de la
Sociedad.
6.2. Referentes técnicos
• Recomendaciones del GAFI y lineamientos de GAFILAT.
• ISO 31000:2018 sobre gestión del riesgo, como referente metodológico.
• Tipologías y documentos técnicos emitidos por la UIAF, UNODC y autoridades competentes,
especialmente los relacionados con el sector inmobiliario.
6.3. Normatividad interna
• Política de tratamiento de datos personales.
• Formatos de conocimiento y vinculación de personas naturales y jurídicas.
• Formatos de autorización para consulta y tratamiento de información.
• Matriz de riesgos LA/FT/FPADM.
• Procedimientos de pagos, recaudos, devoluciones, contratación y administración
inmobiliaria.
• Código de ética, reglamento interno y demás documentos corporativos aplicables.
7.1. Naturaleza del riesgo LA/FT/FPADM
El riesgo LA/FT/FPADM puede materializarse directamente o a través de los riesgos asociados
legal, reputacional, operativo y de contagio. En la actividad inmobiliaria, la exposición
puede surgir de la procedencia de los recursos, la identidad del verdadero interesado, la
valoración de inmuebles, las estructuras societarias, los pagos de terceros, las cesiones,
los arrendamientos, las garantías, la ubicación geográfica y la falta de correspondencia
entre
el perfil económico y la operación.
7.2. Riesgos asociados
• Riesgo legal: sanciones, litigios, nulidades, incumplimientos regulatorios o
responsabilidades derivadas de fallas en la prevención.
• Riesgo reputacional: afectación de la confianza, imagen o relaciones
comerciales.
• Riesgo operativo: pérdidas por fallas de procesos, personas, tecnología,
documentación o controles.
• Riesgo de contagio: afectación derivada de vínculos con personas o entidades
relacionadas con actividades ilícitas.
El Sistema se estructura en cuatro etapas -identificación, medición o evaluación, control y
monitoreo- y en elementos de soporte: políticas, procedimientos, documentación, estructura
organizacional, órganos de control, infraestructura tecnológica, divulgación, capacitación e
instrumentos.
COMPONENTE | FINALIDAD | APLICACIÓN INMOBILIARIA
• Identificación: Reconocer factores y eventos de riesgo | Contrapartes, inmuebles,
recursos, canales y jurisdicciones
• Medición: Valorar probabilidad e impacto | Riesgo inherente por evento y factor
• Control: Reducir probabilidad o impacto | Debida diligencia, soportes, listas,
trazabilidad y aprobaciones
• Monitoreo: Verificar evolución y eficacia | Actualización, alertas, operaciones y
riesgo residual
DERECHO Y JUSTICIA S.A.S. adopta una política de cero tolerancia frente a la utilización de su estructura, nombre, operaciones, contratos, cuentas, activos o relaciones para actividades de LA/FT/FPADM. El cumplimiento de la ley y de este Manual prevalece sobre metas comerciales, ingresos, cierres de negocio, urgencias operativas o intereses particulares.
El Oficial de Cumplimiento deberá cumplir los requisitos de idoneidad, experiencia, independencia y ausencia de incompatibilidades previstos en la regulación aplicable.
La Revisoría Fiscal, cuando exista, ejercerá las funciones que le asignen la ley y la regulación, sin asumir funciones de administración del Sistema. Podrá evaluar el cumplimiento, comunicar deficiencias y realizar los reportes que legalmente le correspondan.
La Sociedad utilizará herramientas proporcionales a su tamaño y riesgo para conservar expedientes, consultar listas, controlar vencimientos, registrar aprobaciones, monitorear operaciones y asegurar la trazabilidad. Podrá emplear hojas de control, gestores documentales, sistemas contables, plataformas de consulta y correo corporativo.
La documentación del SAGRILAFT deberá ser íntegra, accesible para personal autorizado, trazable, confidencial y conservada durante el término legal aplicable. Los expedientes incluirán formularios, autorizaciones, documentos de identificación, soportes financieros, consultas, análisis, aprobaciones, actualizaciones y decisiones.
La capacitación se realizará al menos una vez al año y en la inducción de personal relevante. Deberá abordar riesgos del sector inmobiliario, señales de alerta, debida diligencia, PEP, beneficiario final, manejo de información, reportes internos y deber de reserva. Se conservarán fecha, contenido, asistentes y evaluación.
La Sociedad divulgará internamente los lineamientos necesarios para el cumplimiento de este Manual. Las modificaciones materiales serán comunicadas a los responsables de controles. La divulgación externa se limitará a políticas y requisitos que deban conocer las contrapartes, sin revelar metodologías confidenciales de detección.
La gestión parte del conocimiento del modelo de negocio, estructura corporativa, volumen y naturaleza de operaciones, tipos de inmuebles, fuentes de recursos, contrapartes, canales, áreas geográficas, tecnología, terceros críticos y entorno regulatorio.
La Sociedad identificará eventos de riesgo asociados a cada factor y proceso. La identificación se actualizará antes de ingresar a nuevos mercados, ofrecer nuevos servicios, adoptar canales o tecnologías relevantes, operar en nuevas jurisdicciones o modificar materialmente el modelo de negocio.
Cada evento se valorará considerando probabilidad e impacto. La metodología podrá ser cualitativa o semicuantitativa y deberá permitir determinar el riesgo inherente, evaluar la eficacia de controles y obtener el riesgo residual.
| NIVEL | PROBABILIDAD | IMPACTO |
|---|---|---|
| 1 | Raro | Insignificante |
| 2 | Improbable | Menor |
| 3 | Posible | Moderado |
| 4 | Probable | Mayor |
| 5 | Casi seguro | Catastrófico |
El nivel de riesgo será el resultado de la combinación de probabilidad e impacto. La matriz definirá categorías de aceptación, tratamiento y escalamiento. Los riesgos altos o extremos requerirán medidas reforzadas y seguimiento prioritario.
Los controles deberán tener responsable, frecuencia, propósito, procedimiento, evidencia y mecanismo de verificación. Su diseño y efectividad serán evaluados para determinar el riesgo residual.
10.5. Monitoreo
El monitoreo comprenderá seguimiento al perfil de riesgo, revisión de alertas, actualización
de expedientes, control de contrapartes de alto riesgo, evaluación de la eficacia de
controles, análisis de operaciones y seguimiento a planes de acción. El Oficial de
Cumplimiento documentará los resultados y propondrá correctivos.
11.1. Conocimiento de personas naturales
• 13. Diligenciar el formato de conocimiento y vinculación.
• 14. Obtener documento de identidad y verificar su vigencia.
• 15. Identificar actividad económica, ocupación, ingresos, patrimonio, origen y destino de
recursos.
• 16. Obtener información bancaria y autorizaciones aplicables.
• 17. Consultar listas y fuentes definidas por la Sociedad.
• 18. Determinar condición PEP y relaciones relevantes.
• 19. Asignar nivel de riesgo y aplicar medidas adicionales cuando corresponda.
• 20. Conservar expediente y actualizarlo según el nivel de riesgo.
11.2. Conocimiento de personas jurídicas
• 21. Obtener certificado de existencia y representación legal vigente, RUT y documentos
corporativos requeridos.
• 22. Identificar representantes legales, administradores relevantes, accionistas y
beneficiarios finales.
• 23. Conocer actividad económica, propósito de la relación y perfil financiero.
• 24. Solicitar estados financieros, declaración de renta, certificación bancaria y demás
soportes proporcionales al riesgo.
• 25. Consultar a la persona jurídica y a las personas naturales relevantes en las fuentes
definidas.
• 26. Analizar estructuras complejas, extranjeras, fiduciarias o con múltiples niveles de
propiedad.
• 27. Asignar nivel de riesgo, aprobar y actualizar.
11.3. Debida diligencia del cliente o aportante de recursos
La Sociedad deberá comprender la capacidad económica del cliente, el origen de los fondos,
la finalidad de la operación, la forma de pago, los terceros involucrados y la
correspondencia entre el perfil declarado y el negocio. Se solicitarán soportes adicionales
cuando el monto, complejidad o riesgo lo justifiquen.
11.4. Conocimiento del propietario y del inmueble
• Certificado de Tradición y Libertad reciente.
• Escritura pública de adquisición y antecedentes relevantes.
• Impuesto predial y avalúos disponibles.
• Reglamento de propiedad horizontal, cuando aplique.
• Contratos de arrendamiento vigentes.
• Registro fotográfico o de video.
• Información de leasing, gravámenes, limitaciones, medidas cautelares y beneficiarios
económicos.
• Coherencia entre valor declarado, valor registrado, precio, canon y condiciones de
mercado.
11.5. Conocimiento del arrendatario
El arrendatario será identificado y sometido a debida diligencia antes de la entrega
material del inmueble. Se verificará su capacidad de pago, actividad, origen de recursos,
referencias, información bancaria y, cuando sea persona jurídica, su estructura de propiedad
y beneficiarios finales.
11.6. Proveedores, contratistas y aliados
La vinculación requerirá identificación, verificación, consulta, conocimiento de actividad y
evaluación proporcional al servicio. Los terceros críticos que manejen recursos,
información, inmuebles o representen a la Sociedad estarán sujetos a controles
reforzados.
11.7. Empleados y colaboradores
Se aplicará debida diligencia en la selección y durante la relación. Los cargos con acceso a
recursos, información sensible, aprobación de operaciones o controles SAGRILAFT estarán
sujetos a verificaciones proporcionales y a deberes reforzados de integridad y
confidencialidad.
11.8. Personas Expuestas Políticamente -PEP-
La vinculación o continuidad de una PEP requerirá identificación de la condición,
conocimiento reforzado del origen de patrimonio y fondos, aprobación por la instancia
competente y monitoreo intensificado. Estas medidas se extenderán a los supuestos
relacionados que establezca la regulación.
11.9. Beneficiario final
La Sociedad adoptará medidas razonables para identificar a la persona natural que finalmente
posee, controla o se beneficia de la contraparte o de la operación. No bastará con
identificar a la persona jurídica formal cuando existan niveles de propiedad, acuerdos de
control, fiducias, mandatos, estructuras sin personería o terceros que actúen por cuenta
ajena.
11.10. Debida diligencia intensificada
Se aplicará debida diligencia intensificada en los siguientes casos de mayor exposición al
riesgo:
• PEP y relacionados conforme a la ley.
• Contrapartes clasificadas en riesgo alto.
• Operaciones con jurisdicciones de mayor riesgo.
• Estructuras societarias complejas u opacas.
• Operaciones no presenciales de mayor riesgo.
• Pagos relevantes de terceros o uso de múltiples cuentas.
• Operaciones con activos virtuales, cuando exista exposición.
• Inconsistencias, alertas o imposibilidad de verificar información.
11.11. Reglas sobre pagos y transacciones
• No se recibirán pagos en efectivo que superen los límites establecidos por la
administración o que resulten inusuales en relación con el negocio.
• Todo pago deberá ser bancarizado y realizarse mediante cuentas a nombre de la contraparte
vinculada, salvo excepciones autorizadas documentalmente por el Oficial de Cumplimiento.
• Se prohíbe el recaudo de recursos cuya procedencia no sea identificable o provenga de
cuentas de terceros no vinculados sin justificación económica y legal.
• Los pagos al exterior o procedentes de cuentas en el extranjero requerirán verificación
reforzada de origen y justificación de la transacción.
• El uso de activos virtuales u otros medios alternativos de pago requerirá autorización
previa de la Junta Directiva y del Oficial de Cumplimiento.
• Toda operación de pago o recaudo debe contar con trazabilidad íntegra, incluyendo soportes
de transferencia, recibos y autorizaciones de pago.
• Transacciones que involucren bienes de personas incluidas en listas vinculantes para
Colombia o con coincidencia total en listas de sanciones.
• Operaciones con personas jurídicas cuyas estructuras impidan identificar a sus
beneficiarios finales.
• Recepción de recursos en efectivo de cuantías elevadas sin justificación documental o que
pretendan fraccionarse para eludir controles.
• Operaciones que involucren contrapartes que se nieguen a suministrar la información
requerida de debida diligencia o entreguen documentos falsos o inconsistentes.
• Vinculaciones con personas naturales o jurídicas domiciliadas en jurisdicciones no
cooperantes o calificadas de alto riesgo por el GAFI, sin debida diligencia intensificada y
aprobación especial de la administración.
• Solicitud de devoluciones a una persona o cuenta distinta del originador.
• Adquisiciones incompatibles con la actividad, ingresos, patrimonio o capacidad económica
declarada.
• Negativa a identificar beneficiarios finales o estructuras de propiedad innecesariamente
complejas.
• Uso de sociedades recientemente constituidas sin actividad verificable para operaciones de
alto valor.
• Recursos procedentes de jurisdicciones de mayor riesgo sin explicación suficiente.
• Transferencias rápidas y sucesivas de un mismo inmueble sin lógica económica.
• Contratos de arrendamiento con cánones, anticipos, depósitos o condiciones atípicas.
• Interés en formalizar operaciones con información incompleta, documentos inconsistentes o
urgencia injustificada.
• Coincidencias en listas, noticias adversas relevantes o investigaciones vinculadas con
delitos fuente.
• Uso injustificado de efectivo, activos virtuales u otros mecanismos de difícil
trazabilidad.
• Interposición de familiares, empleados, mandatarios o terceros que no explican su
participación.
Cualquier colaborador que dectecte una señal de alerta deberá reportarla internamente al
Oficial de Cumplimiento, sin calificarla frente a la contraparte ni revelar el análisis. El
reporte deberá incluir hechos, fechas, personas, valores, documentos y explicación de la
anomalía.
• 28. Recepción y registro del reporte interno.
• 29. Recolección de información disponible.
• 30. Análisis técnico de inusualidad e intento de justificación con el perfil de la
contraparte.
• 31. Solicitud de aclaraciones a las áreas correspondientes si se requiere.
• 32. Conclusión documentada sobre si la operación es inusual o sospechosa.
• 33. Conservación del expediente con los motivos de la decisión.
Las operaciones sospechosas analizadas y calificadas por el Oficial de Cumplimiento serán
reportadas de manera inmediata a la UIAF a través del canal SIREL, sin que sea necesaria la
certeza de la ilicitud. El reporte deberá ser claro, completo, oportuno y confidencial.
• El reporte de operaciones sospechosas no genera responsabilidad para quien lo realiza de
buena fe.
• Ningún colaborador de la Sociedad podrá revelar a la contraparte, a terceros ni a personas
ajenas al proceso que se ha realizado o se analiza un reporte de operación sospechosa o
inusual (deber de reserva o prohibición de "tipping-off").
• Reportes de coincidencias en listas.
• Reportes de incumplimientos de debida diligencia.
• Informes de contrapartes de alto riesgo.
• Informes de monitoreo de operaciones y controles.
• Informes periódicos del Oficial de Cumplimiento al órgano competente.
La Sociedad dispondrá de un canal interno reservado para comunicaciones al Oficial de
Cumplimiento. Se prohíben represalias contra quien reporte de buena fe y se protegerá la
confidencialidad del reportante en la medida legalmente posible.
La recolección, consulta, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización y
conservación de datos personales se realizará conforme a la legislación aplicable y a las
autorizaciones otorgadas. La Sociedad diferenciará el tratamiento general de datos
personales de las autorizaciones específicas requeridas para información financiera,
crediticia, comercial y de servicios.
Las consultas a operadores de información y centrales de riesgo se realizarán con la
autorización y finalidad legal correspondiente. Los datos sensibles estarán sujetos a las
reglas especiales aplicables y no se condicionará una relación al suministro de información
cuya respuesta sea legalmente facultativa, salvo que resulte indispensable y exista
fundamento jurídico. La información SAGRILAFT tendrá acceso restringido. Los reportes,
análisis y soportes se conservarán con medidas de seguridad y reserva.
Los documentos y registros del Sistema se conservarán por el término legal aplicable y
deberán permitir reconstruir la decisión adoptada. La gestión documental incluirá control de
versiones, acceso por perfiles, respaldo, integridad, trazabilidad y disposición final
segura.
• Expedientes de vinculación y actualización.
• Resultados de consultas y verificaciones.
• Soportes de origen de fondos y capacidad económica.
• Análisis de alertas y operaciones inusuales.
• Aprobaciones de alto riesgo y PEP.
• Reportes internos y externos.
• Actas, informes y planes de acción.
• Registros de capacitación.
El programa anual de capacitación se diseñará con enfoque por funciones[cite: 5]. El
personal comercial e inmobiliario recibirá énfasis en conocimiento de contrapartes, señales
de alerta y pagos; el personal administrativo y financiero, en trazabilidad, devoluciones y
terceros; y la administración, en gobierno, apetito de riesgo y responsabilidades[cite:
5].
Las evaluaciones y evidencias de asistencia serán conservadas[cite: 5]. Las deficiencias
detectadas darán lugar a refuerzo[cite: 5].
El incumplimiento de este Manual podrá generar medidas laborales, contractuales, societarias
o legales, según la naturaleza del vínculo y la gravedad de la conducta[cite: 5]. Ninguna
meta comercial justifica omitir controles, alterar documentos, ocultar alertas o interferir
con el Oficial de Cumplimiento[cite: 5].
El Oficial de Cumplimiento efectuará seguimiento al Sistema y al perfil de riesgo[cite: 5].
Los responsables de procesos deberán implementar planes de acción derivados de
hallazgos[cite: 5]. La Revisoría Fiscal y demás instancias de control podrán formular
recomendaciones dentro de sus competencias[cite: 5].
• Revisión periódica de riesgo inherente y residual[cite: 5].
• Pruebas de controles[cite: 5].
• Seguimiento a expedientes incompletos y vencidos[cite: 5].
• Monitoreo de contrapartes de alto riesgo[cite: 5].
• Análisis de tendencias y nuevas tipologías[cite: 5].
• Seguimiento a planes de mejora[cite: 5].
RESPONSABLE | DISEÑA/PROPONE | EJECUTA | SUPERVISA
• Máximo órgano social | Aprueba políticas | | Informes y correctivos[cite: 5]
• Representante Legal | Apoya propuesta | Asegura recursos | Implementación[cite: 5]
• Oficial de Cumplimiento | Coordina diseño | Monitorea y reporta | Sistema integral[cite:
5]
• Líderes de proceso | Propone controles | Ejecuta controles | Evidencias[cite: 5]
• Colaboradores | | Reportan alertas | Cumplimiento propio[cite: 5]
• Revisoría Fiscal | | Funciones legales | Evaluación independiente[cite: 5]
• Anexo 1. Formato de conocimiento y vinculación de persona natural[cite: 5].
• Anexo 2. Formato de conocimiento y vinculación de persona jurídica[cite: 5].
• Anexo 3. Autorizaciones de tratamiento de datos y consulta de información[cite: 5].
• Anexo 4. Declaración de origen de fondos[cite: 5].
• Anexo 5. Formato de identificación de beneficiario final[cite: 5].
• Anexo 6. Formato de declaración PEP[cite: 5].
• Anexo 7. Formato de reporte interno de operación inusual o señal de alerta[cite: 5].
• Anexo 8. Matriz de riesgos LA/FT/FPADM[cite: 5].
• Anexo 9. Lista de chequeo documental del inmueble[cite: 5].
• Anexo 10. Registro de capacitación[cite: 5].
• Anexo 11. Formato de aprobación de debida diligencia intensificada[cite: 5].
Las situaciones no previstas en este Manual serán resueltas por el Oficial de Cumplimiento y
la administración dentro de sus competencias, con fundamento en la regulación vigente, el
enfoque basado en riesgo y los principios de legalidad, trazabilidad, proporcionalidad y
prudencia[cite: 5].
Este Manual entra en vigor a partir de su aprobación por el órgano competente de DERECHO Y
JUSTICIA S.A.S[cite: 5].
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